Tietosuoja ja saavutettavuus

Asukkaiden henkilötietojen käsittely

Yhteystiedot

Liiketoimintajohtaja Hanna Heiskanen
Puh. 044 491 4101, sähköposti: hanna.heiskanen@wilhelmiina.fi 

Palvelupäällikkö Kirsi Isomäki
Puh. 044 706 0180, sähköposti: kirsi.isomaki@wilhelmiina.fi

Asiakkuuspäällikkö Heidi Moisio
Puh. 050 577 1666, sähköposti: heidi.moisio@wilhelmiina.fi

Palvelupäällikkö Timo Häkkinen
Puh. 050 462 1077, sähköposti timo.hakkinen@wilhelmiina.fi

Tenhola: Tiimipäällikkö Nina Illi
Puh. 044 706 0148, sähköposti: nina.illi@wilhelmiina.fi

Tietosuojavastaava
tietosuoja@wilhelmiina.fi

Keiden tietoja käsittelemme?

Käsittelemme meidän kanssamme asukassopimuksen tehneidenikäihmisten tietoja.

Miksi käsittelemme tietoja?

Tarjoamme asukkaillemme asumispalveluita, sosiaali- ja terveydenhuollon palveluita sekä ympärivuorokautista ikäihmisten tehostettua palveluasumista ja kuntoutuspalveluita.

Tietoja käsitellään hoivan ja hoidon suunnitteluun, toteuttamiseen ja seuraamiseen sekä asukkaiden terveyden edistämiseen ja sen edellyttämään suunnitteluun.

Tietoja käsitellään myös silloin, kun Wilhelmiina noudattaa terveyden- ja sosiaalihuollolle annettuja säädöksiä ja määräyksiä.

Mikä on tietojen käsittelyn peruste?

Tietosuoja-asetus 6 art 1b ja 1c: asukkaiden tai hyvinvointialueiden kanssa laaditut sopimukset hoivasta tai lainmukainenvelvoite.

Velvoittavat säädökset:

• Laki asuinhuoneiston vuokrauksesta (481/1995)
• Laki yksityisistä sosiaalipalveluista (922/2011)
• Laki sosiaalihuollon asiakkaan asemasta ja oikeuksista (812/2000)
• Laki sosiaali- ja terveydenhuollon asiakastietojenkäsittelystä (703/2023)
• Sosiaalihuollon asiakasasiakirjojen ja -tietojen pysyväsäilytys 2014:
  • Arkistolaitoksen päätös 1.12.2014 (AL/20064/07.01.01.03.01/2014)
  • Terveydenhuoltolaki (2010/1326)
  • Laki potilaan asemasta ja oikeuksista (1992/785)
  • Sosiaali- ja terveysministeriön asetus potilasasiakirjoista(94/2022)

Mitä tietoja käsittelemme?

Käsittelemme näitä tietoja:

• Asukkaan nimi, henkilötunnus ja yhteystiedot
• Asukkaan lähiomaisten/yhteyshenkilöiden nimet, henkilötunnukset ja yhteystiedot
• Mahdolliset edunvalvonnan tiedot ja yhteystiedot asukkaan kotikuntaan
• Sopimusten sisältämä tieto
• Tarvittavat tiedot asukkaan elämänhistoriasta
• Maksun määräytymiseen liittyvät tiedot

Toiminnassa saadut palvelujen järjestämisen edellyttämät tarpeelliset tiedot

• Asukkaan voimavaroihin ja palvelujenjärjestämiseen liittyvät seurantatiedot
• Muut asukkaan palveluiden kannalta välttämättömät tiedot

Tallennettavia sosiaalihuollonpotilastietoja(terveydenhoito) ovat:

• Asukkaan terveydentilaan, hoitoon ja lääkitykseen liittyvät tiedot
• Asukkaan terveydentilaan liittyvät seurantatiedot

Mistä lähteistä saamme tiedot?

Sopimussuhteen alkaessa saamme tiedot asukkaaltamme, hänen omaisiltaan tai mahdolliselta edunvalvojaltaan. Päivittäisen hoivan yhteydessä tietoa kertyy asukkailta itseltään ja henkilökunnalta.

Tietoa kertyy myös fysioterapia- ja lääkäripalveluidenyhteydessä.

Asukkaan suostumuksella saamme tietoa myös terveydenhuoltolaitoksilta ja Kanta-palvelusta.

Miten säilytämme tietoja?

Säilytämme henkilötietoja asukassuhteen keston ajan ja sen päättymisen jälkeen lainsäädännön mukaisesti. Säilytysajat perustuvat voimassaoleviin säädöksiin kuten sosiaalihuollon asiakasasiakirjoista annettuun lakiin, asiakkaan asemasta ja oikeuksista annettuun lakiin sekä Sosiaali- ja terveysministeriön asetukseen asiakasasiakirjoista.

Kenelle luovutamme tietoja?

Asiakasasiakirjat luovutetaan viranomaisille kuten KELAlle ja Kanta-rekisteriin lain velvoittamana.

Asiakas- ja potilastietojärjestelmän tiedot ovat salassa pidettäviä ja henkilökunnallamme on vaitiolovelvollisuus.

Säännönmukaisesti tietoja luovutetaan ainoastaan pyynnöstä esimerkkinä tilastojen laatimisen kannalta välttämättömät tiedot sosiaali- ja terveysalan tutkimus- ja kehittämiskeskukselle.

Yksittäisen asukkaan sosiaalihuollon asiakasrekisteritietoja voidaan luovuttaa vain asukkaan nimenomaisella suostumuksella. Suostumuksen tulee olla vapaaehtoinen, informoitu, yksilöity ja kirjallinen.

Milloin asukkaalla ei ole edellytyksiä arvioida annettavan suostumuksenmerkitystä, tietoja saa antaa hänen laillisen edustajansa suostumuksella. Asukas tai hänen edustajansa voi milloin tahansa peruuttaa antamansa suostumuksen

Ilman asukkaan suostumusta tietoja voidaan luovuttaa sosiaalihuollon asiakkaan asemaa ja oikeuksia koskevan lain 17 – 18 §:ien tai muun erityislainsäännöksen nojalla.

Hyvinvointialueiden asiakkuuksien osalta asiakastietojenluovuttamisen osalta noudatetaan kunkin tahon antamia ohjeistuksia. Näissä tilanteissa Wilhelmiina Palvelut Oy toimii henkilötiedon käsittelijänä.

Luovutetaanko tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme luovuta tietoja EU-alueen ulkopuolelle.

‍

Yhteystiedot

Kehitysjohtaja
Virpi Annaniemi
Puhelin: 050 341 2458 ark. 9 - 15, sähköposti: virpi.annaniemi@wilhelmiina.fi

Keiden tietoja käsittelemme?

Käsittelemme Wilhelmiinasta työtä hakeneiden ammattilaisten tietoja.

Miksi käsittelemme tietoja?

Wilhelmiina Palvelut Oy:n rekrytointien hallinnointi. Hakemus voi olla tarkoitettu tiettyyn tehtävään tai se voi olla avoin hakemus.

Mikä on tietojen käsittelyn peruste?

Rekisterinpitämisen peruste on tietosuoja-asetuksen 6 artiklan a-kohdan mukainen työnhakijan antama suostumus tietojen käsittelyyn (avoin hakemus) ja Wilhelmiinan Palvelut Oy:n tietosuoja-asetuksen 6 artiklan 9-kohdan mukainen oikeutettu etu käsitellä työnhakijan tarpeellisia tietoja rekrytointiin liittyen.

Mitä tietoja käsittelemme?

Henkilön antamat tiedot itsestään:

• Nimi ja yhteystiedot
• Koulutus ja työkokemus
• Kielitaito
• Muut hakijan itsestään ilmoittamat tiedot

Mistä lähteistä saamme tiedot?

Työnhakijalta itseltään. Hakuprosessissa voidaan kerätä tietoja muilta tahoilta henkilönsuostumuksella kuten hakijan ilmoittamilta suosittelijoilta.

Miten säilytämme tietoja?

Rekisterin pitämiseen käytettyjen tietojärjestelmien hallinnassa noudatetaan konsernin (Miina Sillanpään Säätiö ja sen omistama Wilhelmiinan Palvelu Oy) tietoturvasäännöstöä ja -ohjeita. Teknisesti tietojärjestelmät ja niiden käyttöliittymät on suojattu mm. palomuurilla ja järjestelmien tiedoista otetaan säännöllisesti varmuuskopiot.

Tietojärjestelmien käyttöoikeudet on käyttöoikeusryhmien avulla rajattu siten, että kullakin käyttäjällä on pääsy vain työtehtävissään tarvitsemiinsa tietoihin.

Yrityksen työntekijät eivät saa työsuhteensa kestäessä käyttää hyödykseen tai ilmaista muille työnantajan ammatti- tai liikesalaisuuksia (työsopimuslaki 3. luku 4 §). Kaikki työntekijät allekirjoittavat salassapitosopimuksen työsopimuksen allekirjoittamisen yhteydessä.

Rekisterin käyttö on rekisterinpitäjän organisaatiossa ohjeistettu, ja rekisteriin pääsy on rajattu siten, että vain erikseen nimetyillä henkilöillä on pääsy työnhakijoiden henkilötietoihin.

Manuaalinen aineisto:

• tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

Digitaalisesti tallennetut tiedot:

• tiettyyn tehtävään tehtyjen ja avointen hakemusten tietoja säilytetään 3 kuukautta niiden vastaanottamisesta.

Kenelle luovutamme tietoja?

Tietoja ei luovuteta Wilhelmiinan Palvelut Oy:n rekrytointiprosessin ulkopuolisille.

Luovutetaanko tietoja EU/ETA-alueen ulkopuolelle?

Emme luovuta tietoja EU-alueen ulkopuolelle.

Asiakkaillamme ja asukkaillamme on Tietosuoja-asetuksenmukaiset oikeudet myös suhteessa Wilhelmiinaan: oikeus saada tietää mitä tietojärjestelmiin on tallennettu, oikeus saada virheelliset tiedot oikaistua ja turhat tiedot poistettua sekä tietyin edellytyksen oikeus saada tiedot siirrettyä toiseen tietojärjestelmään.

Monissa tapauksissa erityislainsäädäntö kuitenkin velvoittaa Wilhelmiina säilyttämään tiedot määräajan.

Wilhelmiinan tietosuojavastaavan tavoittaa sähköpostitse osoitteesta tietosuoja@wilhelmiina.fi

Voit olla myös yhteydessä suoraan asiantuntijoihimme kyseisen käsittelyn osalta.

Tässä vielä tarkemmin oikeuksista:

Oikeus saada pääsy tietoihin (Tietojentarkastuspyyntö)

Sinulla on oikeus saada vahvistus siitä, onko Wilhelmiinan Palvelut käsitellyt henkilötietojasi ja myös tiedot käsitellyistä henkilötiedoista. Jäljennös tiedoista toimitetaan joko sähköisesti tai asiakirjana postitse.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Sinulla on oikeus pyytää Wilhelmiina oikaisemaan sinua koskevat epätarkat tai virheelliset tiedot.

Oikeus tietojen poistamiseen (”oikeus tulla unohdetuksi”)

Sinulla on oikeus vaatia henkilötietojesi poistamista kun niitä ei enää tarvita alkuperäisiin tarkoituksiin, peruutat suostumuksen, vastustat käsittelyä tai tietoja käsitellään lainvastaisesti.

Näissäkin tilanteissa Wilhelmiinalla saattaa olla erityislainsäädäntöön perustuva velvoite säilyttää tietoa.

Käsittelyn rajoittaminen

Sinulla on oikeus tietyissä tilanteissa pyytää henkilötietojesi käsittelyn rajoittamista.

Käsittelyn vastustaminen
Sinulla on oikeus vastustaa henkilötietojesi käsittelyä, kun käsittely perustuu yleiseen etuun tai rekisterinpitäjän oikeutettuun etuun.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Sinulla on oikeus pyytää tietosi koneluettavassa muodossa siirrettäväksi eteenpäin toiselle palveluntarjoajalle, mikäli tämä on teknisesti mahdollista. Tämä oikeus koskee niitä tietoja, joiden käsittely perustuu suostumukseen tai sopimuksen täytäntöön panemiseen.

Oikeus peruuttaa suostumus
Mikäli henkilötietojesi käsittely perustuu antamaasi suostumukseen, sinulla on oikeus peruuttaa suostumuksesi milloin tahansa. Suostumuksen peruuttamisen jälkeen tähän suostumukseen perustuva käsittely lopetetaan.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Mikäli katsot, että Wilhelmiinan Palvelut ei ole käsitellyt tietojasi voimassaolevaa lainsäädäntöä noudattaen, voit tehdä valituksen tietosuojaviranomaiselle.

Tietosuojaviranomainen on tietosuojavaltuutettu, jonka toimiston yhteystiedot ovat:

Kotisivu: tietosuoja.fi
Yleinen neuvonta yksityishenkilöille: 029 566 6777
Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki
Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki
Sähköposti: tietosuoja(at)om.fi
Puhelinvaihde: 029 566 6700
Kirjaamo: 029 566 6768

Sivuston kehittämisessä olemme panostaneet selkeyteen, helppokäyttöisyyteen ja saavutettavuuteen asianmukaisella tasolla, kohderyhmä huomioiden.

Saavutettavuudella tarkoitetaan, että verkkosivut ja mobiilisovellukset sekä niiden sisällöt ovat sellaisia, että kuka tahansa voisi niitä käyttää ja ymmärtää mitä niissä sanotaan. Saavutettavuusdirektiivi ja sitä seuraava kansallinen lainsäädäntö vaativat viranomaisia tekemään digitaaliset palvelut saavutettaviksi. Laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta astui voimaan 1.4.2019. Saavutettavuusvaatimukset velvoittavat mm. julkisen hallinnon organisaatioita sekä osaa järjestöistä ja yrityksistä.

Tämä saavutettavuusseloste koskee verkkosivustoa www.wilhelmiina.fi:tä ja on päivitetty 26.3.2025.

Wilhelmiina.fi-sivustoa koskee laki digitaalisten palvelujen tarjoamisesta, joka pohjautuu Euroopan parlamentin ja neuvoston direktiiviin (EU) 2016/2102 julkisen sektorin elinten verkkosivustojen saavutettavuudesta. Direktiivin tarkoituksena on taata, että verkkosivut ja niiden sisältö ovat kaikkien saavutettavissa.

Verkkosivuston saavutettavuus

Tällä hetkellä verkkosivustomme täyttää WCAG 2.1 -ohjeistuksen A- ja AA-tason saavutettavuuskriteerit suurelta osin. Sivustolla ei ole kriittisiä saavutettavuuspuutteita.

Saavutettavuuden arviointi

Olemme arvioineet palvelun saavutettavuuden itse.

Palaute ja yhteystiedot

Jos huomasit saavutettavuuteen liittyvän puutteen verkkosivuillamme tai haluat antaa muuta palautetta, kerrothan sen meille yhteydenottolomakkeen kautta tai sähköpostitse osoitteeseen wilhelmiina@wilhelmiina.fi.

Valvontaviranomaisen yhteystiedot

Saavutettavuusvaatimusten noudattamista valvoo liikenne- ja viestintävirasto Traficom.

Liikenne- ja viestintävirasto Traficom
Digitaalisen esteettömyyden ja saavutettavuuden valvontayksikkö
saavutettavuusvaatimukset.fi
saavutettavuus@traficom.fi
p. 029 534 5000 (vaihde)